Forlaget er en fondsejet virksomhed med flere afdelinger. Forlaget har under 35 ansatte. Der er også eksterne tilknyttet organisationen. Forlaget har i løbet af de sidste par år lavet strukturændringer, hvor der er kommet mere fokus på forebyggelse og håndtering af stress, herunder på samarbejdet med et nyt lag af mellemledere. Der er oprettet et arbejdsmiljøudvalg, som holder møder hver 3. måned.
I forbindelse med omstrukturereringerne har den daglige ledelse gennemført efter- og videreuddannelse i ledelse af arbejdsmiljø. Det vækkede en interesse for at sætte fokus på stress og sygefravær.
En række medarbejdertilfredsundersøgelser har gjort ledelsen opmærksom på, at der et behov for at forbedre samarbejdet på tværs af afdelingerne og at skabe et bedre kollegaskab omkring den fælles opgaveløsning. Tidligere har organisationen haft blandede erfaringer med konsulentfirmaer, så da forlaget hørte om projektet, og at det var muligt at få specialiseret arbejdsmiljørådgivning, der var målrettet forebyggelse og håndtering af stress, virkede det oplagt at deltage.
Drøftelse af den gode opgaveoverlevering gav fokus på stressbelastninger i samarbejdet
Forud for rådgivningsforløbet faciliterede arbejdsmiljørådgiveren forventningsafstemninger med en nedsat arbejdsgruppe i forlaget. Der blev afholdt en række formøder med medarbejdergruppen. Her fik arbejdsmiljørådgiveren et bedre kendskab til virksomheden, og derefter kom rådgiveren med forslag til den videre proces. Det førte til et forløb, der skulle fokusere på medarbejderens stressbelastninger i samarbejdet om opgaveløsning mellem forskellige medarbejdergrupper. Desuden skulle det fokusere på, hvordan man kunne mindske afstanden mellem bestyrelsens visioner og medarbejdernes hverdag.
Udgangspunktet blev et skema for opgaveprocessen, som de undervejs i forløbet tilpassede til virksomhedens behov, og hvor de var i processen. Der blev afholdt en temadag om psykisk arbejdsmiljø, stress og kollegaskab, der også havde fokus på virksomhedens vision. Der blev sat gang i udarbejdelsen af vejledninger til samarbejdspartnere for at give en mere klar arbejdsbeskrivelse og forbedre dialogen og arbejdsgange mellem medarbejderne. Ligesom der blev arbejdet med at forbedre proceduren for overlevering af projekter og samarbejdspartnere.
Endelig blev der i samarbejde med medarbejderne lavet en vision for virksomheden, som skal vise, hvad det er for en virksomhed, kunder og samarbejdspartnere møder. Der blev også givet rådgivning til ledelsen i forhold til at håndtere de medarbejdere, som oplever stressbelastninger og viser tegn på begyndende stress.
Stress kræver ekspertviden
Virksomheden har efter forløbet fået gode og konkrete værktøjer og vejledninger til at håndtere stress og samarbejde, som kan bruges i det fortsatte arbejdsmiljøarbejde. Alt sammen noget, som tager afsæt i forskningen. Virksomheden er også blevet klogere på brugen af specialiseret arbejdsmiljørådgivning. Særligt den faglige kvalitet ved en specialiseret arbejdsmiljørådgivning har været en øjenåbner:
”Når man skal arbejde med arbejdsmiljø, så skal man arbejde med en, der har forstand på det, og som kan vise hen til, at der findes nogle muligheder for stresshåndtering”
En vigtig erkendelse for virksomheden var behovet for at anerkende oplevede stressbelastninger, at der forekommer stressproblemer og at mennesker oplever det forskelligt. Hvad der kan se nemt ud for nogle, kan opleves svært af andre. Nogle trives med en travl hverdag, andre gør ikke. Selvom folk sidder med den samme mængde arbejde, kan det opleves forskelligt. Derfor er det nødvendigt at arbejde både individuelt og med arbejdsmiljøproblemer på gruppeniveau. En indsigt var derfor, at det er vigtigt med målrettede indsatser mod dem, som bliver mest stressede på den lange bane. Ligesom at stresssamtaler fremadrettet bør være mere åbne og også handle om, hvordan medarbejdere bedre tilrettelægger deres tid.
Differentieret indsats kan afhjælpe stresssygemeldinger
Forløbet gav særlig indsigt i, at organisationen er udfordret med tidspres og overskredne deadlines (særligt fra samarbejdspartnere), hvorfor dele af deres produktion ofte er svær at styre og fører til mange flydende interne deadlines. Derfor skal forlaget blive bedre til at bruge ekstern bemanding til at aflaste i perioder med spidsbelastning.
Tilbagemeldinger på rådgivningsforløbet var, at arbejdsmiljørådgiveren var god til at få samlet op på de pointer, der kom i løbet af temadage og gruppeprocesser, og sørge for at alle medarbejdere kom til orde, og at der var gruppearbejde på tværs af faglighed og erfaringsniveau. Både ledere og medarbejdere oplevede, at de fik noget, de kunne arbejde med fremadrettet. Der blev efterfølgende sat fokus på en mere differentieret indsats omkring forebyggelse og håndtering af stress. Hvor nogle tiltag og dialogformer er målrettet alle medarbejdere i forlaget, mens andre tiltag og dialogformer målrettes dem, som er hårdest ramt af stress.
Forlaget er optaget af at videreudvikle en samlet indsats og et forløb, der udvælger dem, som har brug for individuel sparring. Rådgivningsforløbet fortsætter således med et nyt projekt ”Surf uden om din usunde stressadfærd”. Her får ledelsen og alle medarbejdere en Persolog Stress Profil med individuel tilbagemelding. Herefter afholdes en fælles temadag for alle med dialog om, hvad der skal tages hånd om i arbejdsfællesskabet for at fortsætte med at have et sundt arbejdsmiljø.